Polityka Prywatności

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z niniejszego serwisu internetowego oraz świadczonych przez nas usług jest:

Henry Luxury Estates Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Al. Jerozolimskie 133/2, 02-304 Warszawa
KRS: 0001224245 · NIP: 1133193984 · REGON: 544008990

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: info@henryestates.pl.

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — świadczenie usług wirtualnego biura, obsługa korespondencji, wystawianie faktur oraz prowadzenie Panelu Klienta.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, rachunkowego oraz ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML).
• Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — obsługa zapytań, zapobieganie nadużyciom, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz doskonalenie świadczonych usług.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — analityka i pomiar marketingowy z wykorzystaniem plików cookies i podobnych technologii (Google, Meta Pixel), wyłącznie w przypadku uprzedniego wyrażenia zgody w banerze cookies; zgodę można w każdej chwili wycofać.

Przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne — imię, nazwisko, seria i numer dokumentu tożsamości.
• Dane kontaktowe — adres e-mail, numer telefonu.
• Dane umowne — nazwa firmy, numer NIP/KRS, kraj siedziby, wybrany pakiet usług.
• Dane dotyczące korespondencji — dane nadawców, treści przesyłek obsługiwanych w ramach usługi wirtualnego biura.
• Dane transakcyjne — szczegóły zamówień i referencje płatności (numery kart płatniczych nie są przez nas przechowywane).

Dane osobowe udostępniamy wyłącznie podmiotom, którym jesteśmy do tego zobowiązani lub które wspierają świadczenie naszych usług:

• Dostawca usług IT i hostingu (Hetzner Online GmbH) — serwery, na których przechowywana jest aplikacja i dane.
• Operator płatności (Stripe Inc.) — obsługa transakcji płatniczych.
• Dostawca usług emailowych (Resend Inc.) — wysyłka transakcyjnych wiadomości e-mail.
• Organy publiczne — na żądanie i w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa.
• Dostawcy usług analitycznych i reklamowych (Google Ireland Ltd., Meta Platforms Ireland Ltd.) — wyłącznie za Państwa zgodą; analiza korzystania z serwisu i pomiar skuteczności reklam za pośrednictwem Google Tag Manager/Google Analytics oraz Meta Pixel.

Nie sprzedajemy danych osobowych podmiotom trzecim.

Dane osobowe przechowujemy przez czas trwania umowy o świadczenie usług wirtualnego biura, a następnie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów:

• 5 lat po zakończeniu umowy — obowiązki podatkowe i rachunkowe (ustawa o rachunkowości).
• 5 lat od momentu nawiązania stosunku gospodarczego — obowiązki wynikające z ustawy AML o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

Dane przetwarzane wyłącznie na podstawie prawnie uzasadnionego interesu są usuwane niezwłocznie po ustaniu tego interesu lub po uwzględnieniu wniesionego sprzeciwu.

Na podstawie przepisów RODO przysługują Państwu następujące prawa:

• Prawo dostępu — uzyskanie informacji o przetwarzanych danych oraz kopii tych danych.
• Prawo do sprostowania — poprawienie nieprawidłowych lub uzupełnienie niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia — żądanie usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania — ograniczenie operacji na danych w określonych sytuacjach.
• Prawo do sprzeciwu — sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
• Prawo do przenoszenia danych — otrzymanie danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie.
• Prawo do skargi — wniesienie skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt pod adresem: info@henryestates.pl. Odpowiedzi udzielamy w terminie do 30 dni od otrzymania wniosku.

Część naszych dostawców usług — w szczególności Stripe Inc. (operator płatności) oraz, w przypadku wyrażenia przez Państwa zgody na cookies analityczne i marketingowe, Google i Meta — może przetwarzać dane osobowe w Stanach Zjednoczonych, poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazywanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz, w odpowiednim zakresie, Ram Ochrony Danych UE–USA (EU–U.S. Data Privacy Framework), zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych.

Korzystamy z plików cookies niezbędnych i funkcjonalnych w celu prawidłowego działania serwisu oraz — wyłącznie za Państwa zgodą — z plików cookies analitycznych i marketingowych (Google, Meta Pixel) w celu analizy użytkowania i pomiaru reklam. Szczegółowe informacje na temat stosowanych plików cookies, ich rodzajów, mechanizmu zgody oraz sposobu zarządzania zgodą lub jej wycofania znajdują się w naszej Polityce Cookies.

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności:

• szyfrowanie połączeń (HTTPS/TLS) oraz danych w spoczynku na serwerach;
• haszowanie haseł algorytmem bcrypt — hasła użytkowników nie są przechowywane w postaci jawnej i nigdy nie są znane Administratorowi;
• kontrolę dostępu opartą na rolach (RBAC) — dostęp do danych klienta ograniczony do upoważnionych pracowników w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków;
• rejestrowanie i monitorowanie czynności w systemie;
• cykliczne aktualizacje oprogramowania oraz przeglądy bezpieczeństwa.

Nie przechowujemy numerów kart płatniczych — pełne dane karty obsługuje Stripe Inc. zgodnie ze standardem PCI DSS Level 1.

Administrator nie podejmuje w sposób w pełni zautomatyzowany decyzji wywołujących wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływających, w rozumieniu art. 22 RODO.

W procesie składania zamówienia stosujemy automatyczną kontrolę zgodności podanego obywatelstwa oraz kraju zamieszkania z unijnymi listami sankcyjnymi oraz wymaganiami polskiej ustawy AML. Wynik tej kontroli może skutkować odmową realizacji zamówienia w trybie samoobsługowym; w takiej sytuacji każdorazowo umożliwiamy weryfikację manualną po kontakcie pod adresem info@henryestates.pl.

W przypadku wyrażenia zgody na cookies marketingowe Google i Meta mogą wykorzystywać dane zebrane za pośrednictwem swoich tagów oraz Meta Pixel do tworzenia profili reklamowych i wyświetlania Państwu dopasowanych reklam na swoich platformach. Profilowanie to nie wywołuje wobec Państwa skutków prawnych, opiera się na Państwa zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) i może zostać w każdej chwili wycofane za pomocą odnośnika „Ustawienia cookies" w stopce serwisu. W braku zgody na cookies marketingowe nie prowadzimy profilowania w celach reklamowych.

Dane osobowe przekazują nam Państwo bezpośrednio — w trakcie składania zamówienia, podpisywania umowy, korzystania z Panelu Klienta oraz kontaktu z naszą obsługą. W ramach obsługi korespondencji przetwarzamy również dane osobowe nadawców listów kierowanych na Państwa adres rejestrowy, w zakresie wskazanym na kopercie lub w treści przesyłki.

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej polityki prywatności w przypadku zmian w przepisach prawa, zmian w zakresie świadczonych usług lub z innych uzasadnionych przyczyn. Aktualna wersja polityki prywatności jest zawsze dostępna na niniejszej stronie. Data ostatniej aktualizacji wskazana jest na górze dokumentu.