Regulamin świadczenia usług

Usługi wirtualnego biura świadczy:

Henry Luxury Estates Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Usługodawca")
Al. Jerozolimskie 133/2, 02-304 Warszawa
KRS: 0001224245 · NIP: 1133193984 · REGON: 544008990
Reprezentowana przez: Henryk Yasar – Prezes Zarządu

Definicje używane w Regulaminie:

• Usługobiorca — osoba fizyczna lub prawna, która zawarła Umowę z Usługodawcą.
• Lokal — nieruchomość pod adresem Al. Jerozolimskie 133/2, 02-304 Warszawa, do której Usługodawca posiada tytuł prawny (§1.1).
• Wirtualne Biuro — usługa udostępnienia adresu rejestrowego i korespondencyjnego oraz obsługi korespondencji w zakresie wybranego pakietu.
• Panel Klienta — platforma online do zarządzania usługą i przeglądania korespondencji.
• Umowa — podpisana umowa o świadczenie usług wirtualnego biura.

Usługodawca oferuje trzy pakiety zgodnie z Załącznikiem 1 do Umowy (§1.2):

Pakiet SREBRNY

• Adres do rejestracji firmy (KRS, CEIDG, inne właściwe rejestry, dokumenty firmowe, materiały marketingowe, strona internetowa).
• Odbiór korespondencji — listy zwykłe i polecone oraz przesyłki kurierskie.
• Skanowanie korespondencji — do 5 listów miesięcznie, przez Panel Klienta lub e-mail.
• Dostęp do Panelu Klienta z historią operacji i ustawieniami konta.
• Powiadomienia e-mail o każdej nowej przesyłce.
• Sala konferencyjna — po uprzedniej rezerwacji; 200 zł netto za godzinę (klimatyzacja i telewizor; herbata, kawa i woda w formie samoobsługi).

Pakiet ZŁOTY

• Wszystkie świadczenia z pakietu SREBRNY.
• Skanowanie korespondencji — do 10 listów miesięcznie.
• Priorytetowa obsługa korespondencji — szybsza rejestracja i przekazywanie informacji.
• Sala konferencyjna — 175 zł netto za godzinę, po wcześniejszej rezerwacji (klimatyzacja i telewizor; herbata, kawa i woda w formie samoobsługi).

Pakiet DIAMENTOWY

• Wszystkie świadczenia z pakietu ZŁOTY.
• Nielimitowane skanowanie korespondencji.
• Cyfrowe archiwum korespondencji w Panelu Klienta.
• Rozszerzone funkcje Panelu Klienta.
• Sala konferencyjna — 150 zł netto za godzinę, po wcześniejszej rezerwacji (klimatyzacja i telewizor; herbata, kawa i woda serwowane przez obsługę).

Dozwolone wykorzystanie adresu (§1.4): jako adres korespondencyjny i rejestrowy, w szczególności w KRS, CEIDG i innych ewidencjach, na dokumentach firmowych, wizytówkach, stronie internetowej i w materiałach marketingowych.

Zakaz operacyjnego użycia Lokalu (§1.7): Usługobiorca nie jest uprawniony do prowadzenia w Lokalu faktycznej działalności operacyjnej, magazynowej ani produkcyjnej. Prawo do posługiwania się adresem przysługuje wyłącznie w okresie obowiązywania Umowy (§1.8).

Współkorzystanie z adresu (§1.9): Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że adres może być wykorzystywany również przez inne podmioty na podstawie odrębnych umów z Usługodawcą.

Odbiór osobisty (§1.6): Usługobiorca ma prawo do osobistego odbioru korespondencji w godzinach pracy Usługodawcy, po wcześniejszym poinformowaniu lub zgodnie z zasadami obowiązującymi u Usługodawcy.

Okres podstawowy (§2.1): Umowa zostaje zawarta na rok, ze świadczeniem usług od dnia wskazanego w Umowie (§1.3).

Wypowiedzenie braku zamiaru przedłużenia (§4.5): Usługobiorca zobowiązany jest poinformować Usługodawcę o braku zamiaru przedłużenia Umowy najpóźniej na 2 miesiące przed upływem okresu obowiązywania.

Automatyczne przekształcenie (§4.6): Brak takiego powiadomienia w terminie powoduje, że Umowa po upływie okresu, na jaki została zawarta, przekształca się w umowę na czas nieokreślony, z możliwością wypowiedzenia przez każdą ze Stron z zachowaniem 2-miesięcznego okresu wypowiedzenia.

Zmiana cyklu rozliczeniowego (§2.2): Po upływie okresu, za który dokonano płatności z góry (w szczególności okresu rocznego), Strony mogą uzgodnić zmianę sposobu rozliczeń na płatność miesięczną z góry.

Forma (§6.1): Wszelkie zmiany, wypowiedzenie, odstąpienie i rozwiązanie Umowy wymagają formy pisemnej lub dokumentowej.

Płatność z góry (§3.1, §3.3): Wynagrodzenie płatne jest z góry w cyklu wskazanym w Umowie (rocznym, dwuletnim lub miesięcznym po uzgodnieniu Stron), na podstawie faktury proforma z terminem płatności 7 dni od dnia jej wystawienia. Płatność następuje przelewem na rachunek bankowy wskazany w fakturze (§3.4).

VAT i KSeF (§3.2, §3.5): Do wynagrodzenia netto doliczany jest podatek VAT według obowiązującej stawki. Po zaksięgowaniu płatności Usługodawca wystawia fakturę ustrukturyzowaną w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF); za datę otrzymania faktury uznaje się datę jej udostępnienia w KSeF. Na żądanie Usługobiorca może otrzymać dodatkowo wizualizację faktury na wskazany adres e-mail.

Cennik usług dodatkowych (§3.12):

• Pakiet skanowania listów (10 szt.) — 100 zł netto.
• Pakiet zbiorczy (wysyłka listów na wskazany adres na terenie Polski) — 50 zł netto.
• Godzina sali konferencyjnej — 200 zł netto (stawka standardowa / pakiet SREBRNY); 175 zł netto (pakiet ZŁOTY); 150 zł netto (pakiet DIAMENTOWY).

Pozostałe usługi dodatkowe rozliczane są zgodnie z aktualnym cennikiem Usługodawcy lub indywidualnymi ustaleniami Stron (§1.10, §3.6).

Odsetki za opóźnienie (§3.7): W przypadku opóźnienia w płatności Usługodawca ma prawo naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie za każdy dzień zwłoki.

Zawieszenie usług i rozwiązanie (§3.8, §3.9): W przypadku zaległości płatniczych Usługodawca ma prawo wstrzymać świadczenie usług, w tym zablokować dostęp do korespondencji i Panelu Klienta, do czasu uregulowania zaległości. Po bezskutecznym wezwaniu do zapłaty Usługodawca może rozwiązać Umowę w trybie natychmiastowym.

Sporna kwota (§3.10): W razie sporu co do wysokości wynagrodzenia Usługobiorca zobowiązany jest zapłacić w terminie bezsporną część należności.

Dzień zapłaty (§3.11): Za dzień zapłaty uznaje się dzień uznania rachunku bankowego Usługodawcy.

Opłata za cały okres (§2.4): Opłata za usługi świadczone w ramach Umowy jest należna za cały okres, na jaki Umowa została zawarta, i nie podlega proporcjonalnemu zwrotowi w przypadku wcześniejszego zakończenia korzystania z usług przez Usługobiorcę.

Rozwiązanie z winy Usługobiorcy (§2.5): Rozwiązanie Umowy przez Usługodawcę z przyczyn leżących po stronie Usługobiorcy nie stanowi podstawy do żądania zwrotu całości ani części uiszczonego wynagrodzenia.

Rozwiązanie natychmiastowe przez Usługodawcę (§2.3): Usługodawca ma prawo rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku naruszenia przez Usługobiorcę jej postanowień, w szczególności:

• prowadzenia działalności sprzecznej z obowiązującymi przepisami prawa,
• prowadzenia działalności naruszającej dobre imię lub interes Usługodawcy,
• korzystania z usług w sposób niezgodny z ich przeznaczeniem,
• zalegania z płatnościami pomimo uprzedniego wezwania do zapłaty.

14-dniowy obowiązek wyrejestrowania (§4.1): W terminie 14 dni od dnia rozwiązania, wypowiedzenia lub wygaśnięcia Umowy Usługobiorca zobowiązany jest powiadomić odpowiednie organy administracji publicznej, organy rejestrowe (KRS, US, ZUS itp.) oraz inne podmioty o utracie tytułu prawnego do Lokalu, a także powiadomić Usługodawcę w formie pisemnej o wykonaniu tego obowiązku. Niewykonanie obowiązku skutkuje obowiązkiem zapłaty kary umownej 100 zł netto za każdy rozpoczęty miesiąc po upływie tego terminu.

Utrata prawa do adresu (§4.2): Po upływie terminu z §4.1 Usługobiorca traci prawo posługiwania się adresem Usługodawcy w jakiejkolwiek formie — w dokumentach firmowych, korespondencji, rejestrach oraz kontaktach handlowych.

Odbiór korespondencji po zakończeniu (§4.4): W terminie 21 dni roboczych od zakończenia Umowy Usługobiorca odbierze pozostającą korespondencję. Po upływie 90 dni roboczych Usługodawca uprawniony jest do zniszczenia korespondencji, na co Usługobiorca wyraża zgodę.

Niszczenie nieodebranych przesyłek w trakcie Umowy (§6.2): Usługodawca ma prawo zniszczyć korespondencję lub przesyłki kierowane do Usługobiorcy, jeżeli nie zostaną one odebrane w ciągu 90 dni od daty ich otrzymania.

Pełna odpowiedzialność względem osób trzecich (§5.1): Usługobiorca ponosi całkowitą i wyłączną odpowiedzialność względem osób trzecich z tytułu prowadzonej działalności.

Powiadomienie o zmianach (§4.3): Usługobiorca zobowiązuje się powiadomić Usługodawcę pisemnie o zmianie stałego miejsca zamieszkania lub siedziby, adresu korespondencyjnego, telefonu kontaktowego, statusu prawnego, firmy, nazwy lub nazwiska w terminie 7 dni od dokonania zmiany. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku Usługodawca może zawiesić świadczenie usług, a korespondencję kierowaną pod ostatni wskazany adres uznaje się za prawidłowo doręczoną.

Zakaz przechowywania ksiąg rachunkowych (§5.2): Jeżeli Usługobiorca wskaże adres Lokalu jako siedzibę swojej jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości, nie jest uprawniony do przechowywania w siedzibie jednostki ksiąg rachunkowych.

Zakaz udostępniania usług osobom trzecim (§5.3): Usługobiorca zobowiązuje się korzystać z usług wyłącznie zgodnie z przepisami prawa i Umową i nie może udostępniać ani umożliwiać dostępu do usług innym podmiotom. Każdorazowe naruszenie tego postanowienia uprawnia Usługodawcę do nałożenia kary umownej w wysokości 1000 zł oraz do rozwiązania Umowy bez okresu wypowiedzenia.

Odpowiedzialność odszkodowawcza (§5.4): Usługobiorca pokrywa wszelkie koszty, w tym sądowe, związane z naprawą szkód powstałych wskutek niezgodnej z prawem lub Umową działalności, w tym odpowiedzialność odszkodowawczą wobec Usługodawcy.

Kary umowne a odszkodowanie (§6.3): Zastrzeżenie kary umownej nie wyłącza możliwości dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych.

Usługodawca nie odpowiada za szkody, w tym rzeczywiste straty i utracone korzyści, powstałe z tytułu:

• nieodebrania przez Usługobiorcę w terminie jakichkolwiek przesyłek (§5.5);
• faktu, że pod adresem wskazanym w §1.1 jest jedynie zarejestrowana firma Usługobiorcy i nie jest to adres do kontaktów bezpośrednich z Usługobiorcą (§5.6);
• działania siły wyższej, awarii mechanicznych, strajków, opóźnień lub niewłaściwego wykonywania obowiązków przez podmioty trzecie (§5.7).

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy i dokumenty, które nie zostały mu przekazane na mocy stosownego protokołu przekazania-odbioru (§5.7).

Klauzula poufności (Załącznik 2 do Umowy): Usługodawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Usługobiorcę na szkodę, oraz do podjęcia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony informacji poufnych przed utratą lub ujawnieniem.

Administrator danych (Załącznik 2 — Klauzula RODO): Administratorem danych osobowych jest Henry Luxury Estates sp. z o.o., kontakt: info@henryestates.pl. Dane przetwarzane są w celu wykonania Umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO. Usługobiorcy przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu, cofnięcia zgody oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Pełna treść klauzuli RODO znajduje się w Załączniku 2 do Umowy.

Zgodnie z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML), Usługobiorca przed zawarciem Umowy wypełnia Formularz AML (Załącznik 3 do Umowy) obejmujący identyfikację i weryfikację Klienta, ustalenie beneficjenta rzeczywistego, ocenę ryzyka (m.in. status PEP, działanie w imieniu osoby trzeciej, kraje podwyższonego ryzyka) oraz oświadczenia Klienta o zgodności podanych informacji z prawdą i obowiązku ich aktualizacji.

Prawo właściwe (§6.5): W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego.

Jurysdykcja (§6.6): Ewentualne spory wynikające z wykonania Umowy Strony poddają rozstrzygnięciu sądowi powszechnemu właściwemu rzeczowo dla siedziby Usługodawcy — Warszawa.

Korespondencja elektroniczna (§6.4): Bieżąca korespondencja Stron, w szczególności związana z wykonywaniem Umowy, odbywa się drogą elektroniczną.

Reklamacje: Reklamacje należy zgłaszać na adres info@henryestates.pl; Usługodawca odpowiada w terminie 14 dni.

Wersje językowe (§6.7): Umowa została sporządzona w dwóch wersjach językowych: polskiej oraz angielskiej. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności interpretacyjnych pomiędzy wersjami językowymi wiążąca i nadrzędna pozostaje wersja polska.

Tłumaczenia niniejszego Regulaminu na inne języki (rosyjski, ukraiński, turecki) mają charakter wyłącznie pomocniczy.