Termeni și condiții

Serviciile de birou virtual sunt prestate de:

Henry Luxury Estates Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (denumită în continuare: „Prestatorul”)
Al. Jerozolimskie 133/2, 02-304 Varșovia, Polonia
KRS: 0001224245 · NIP: 1133193984 · REGON: 544008990
Reprezentată de: Henryk Yasar – Președintele Consiliului de Administrație

Definiții utilizate în prezentele Condiții:

• Clientul — persoana fizică sau juridică ce a încheiat Contractul cu Prestatorul.
• Spațiul — imobilul situat la adresa Al. Jerozolimskie 133/2, 02-304 Varșovia, asupra căruia Prestatorul deține un titlu juridic (§1.1).
• Biroul Virtual — serviciul de punere la dispoziție a unei adrese de sediu și de corespondență și de gestionare a corespondenței, în limitele pachetului ales.
• Panoul Clientului — platforma online pentru gestionarea serviciului și vizualizarea corespondenței.
• Contractul — contractul semnat de prestare a serviciilor de birou virtual.

Prestatorul oferă trei pachete, în conformitate cu Anexa 1 la Contract (§1.2):

Pachetul SILVER

• Adresă pentru înregistrarea firmei (KRS, CEIDG, alte registre aplicabile, documentele firmei, materiale de marketing, site web).
• Primirea corespondenței — scrisori simple și recomandate, precum și livrări prin curier.
• Scanarea corespondenței — până la 5 scrisori pe lună, prin Panoul Clientului sau prin e-mail.
• Acces la Panoul Clientului, cu istoricul operațiunilor și setările contului.
• Notificări prin e-mail pentru fiecare trimitere poștală nouă.
• Sală de conferințe — pe bază de rezervare prealabilă; 200 PLN net pe oră (aer condiționat și televizor; ceai, cafea și apă în regim de autoservire).

Pachetul GOLD

• Toate serviciile din pachetul SILVER.
• Scanarea corespondenței — până la 10 scrisori pe lună.
• Gestionarea prioritară a corespondenței — înregistrare și transmitere mai rapide.
• Sală de conferințe — 175 PLN net pe oră, pe bază de rezervare prealabilă (aer condiționat și televizor; ceai, cafea și apă în regim de autoservire).

Pachetul DIAMOND

• Toate serviciile din pachetul GOLD.
• Scanarea nelimitată a corespondenței.
• Arhivă digitală a corespondenței în Panoul Clientului.
• Funcționalități extinse ale Panoului Clientului.
• Sală de conferințe — 150 PLN net pe oră, pe bază de rezervare prealabilă (aer condiționat și televizor; ceai, cafea și apă servite).

Utilizarea permisă a adresei (§1.4): ca adresă de corespondență și adresă de sediu înregistrat, în special pentru înscrierea în KRS, CEIDG și în alte registre, precum și pe documentele firmei, pe cărțile de vizită, pe site-ul web și în materialele de marketing.

Interdicția utilizării operaționale a Spațiului (§1.7): Clientul nu are dreptul de a desfășura în Spațiu activitate operațională efectivă, de depozitare sau de producție. Dreptul de a utiliza adresa se aplică numai pe durata Contractului (§1.8).

Adresă partajată (§1.9): Clientul ia la cunoștință și acceptă faptul că adresa poate fi utilizată și de alte entități, în baza unor contracte separate încheiate cu Prestatorul.

Ridicarea personală (§1.6): Clientul poate ridica personal corespondența în timpul programului de lucru al Prestatorului, cu notificare prealabilă sau în conformitate cu procedurile Prestatorului.

Durata inițială (§2.1): Contractul se încheie pe o perioadă de un an, serviciile fiind prestate începând cu data specificată în Contract (§1.3).

Notificarea privind nereînnoirea (§4.5): Clientul este obligat să notifice Prestatorului orice intenție de a nu reînnoi Contractul cu cel puțin 2 luni înainte de expirarea duratei acestuia.

Transformarea automată (§4.6): necomunicarea la timp a unei astfel de notificări determină, la expirarea duratei, transformarea Contractului într-un contract pe durată nedeterminată, care poate fi denunțat de oricare dintre părți cu un termen de preaviz de 2 luni.

Modificarea ciclului de facturare (§2.2): după expirarea perioadei pentru care s-a efectuat plata în avans (în special perioada anuală), părțile pot conveni trecerea la plata lunară în avans.

Forma (§6.1): orice modificare, denunțare, retragere din Contract sau reziliere a acestuia necesită formă scrisă sau formă documentară.

Plata în avans (§3.1, §3.3): tariful se plătește în avans, în ciclul specificat în Contract (anual, bienal sau — de comun acord — lunar), pe baza unei facturi proforma cu termen de plată de 7 zile de la data emiterii acesteia. Plata se efectuează prin transfer bancar în contul indicat pe factură (§3.4).

TVA și KSeF (§3.2, §3.5): tariful net este supus TVA la cota aplicabilă. După înregistrarea plății, Prestatorul emite o factură structurată prin Sistemul Național polonez de Facturare Electronică (KSeF); data la care factura este pusă la dispoziție în KSeF se consideră data primirii acesteia. La cererea Clientului, Prestatorul poate trimite suplimentar o vizualizare a facturii la adresa de e-mail indicată.

Lista de prețuri pentru servicii suplimentare (§3.12):

• Pachet de scanare a corespondenței (10 bucăți) — 100 PLN net.
• Pachet de redirecționare a corespondenței (expedierea scrisorilor la o adresă din Polonia) — 50 PLN net.
• Sală de conferințe — 200 PLN net pe oră (tarif standard / pachetul SILVER); 175 PLN net pe oră (pachetul GOLD); 150 PLN net pe oră (pachetul DIAMOND).

Celelalte servicii suplimentare se decontează conform listei de prețuri în vigoare a Prestatorului sau înțelegerilor individuale dintre părți (§1.10, §3.6).

Dobânzi de întârziere (§3.7): în caz de plată cu întârziere, Prestatorul are dreptul să perceapă dobânda legală penalizatoare pentru fiecare zi de întârziere.

Suspendare și reziliere (§3.8, §3.9): în cazul unor restanțe de plată, Prestatorul are dreptul să suspende serviciile, inclusiv prin blocarea accesului la corespondență și la Panoul Clientului, până la achitarea restanțelor. După o somație de plată rămasă fără rezultat, Prestatorul poate rezilia Contractul cu efect imediat.

Sume contestate (§3.10): în cazul unei dispute privind cuantumul tarifului, Clientul este obligat să plătească la termen partea necontestată.

Data plății (§3.11): se consideră dată a plății data creditării contului bancar al Prestatorului.

Tariful acoperă întreaga durată (§2.4): tariful pentru serviciile prestate în baza Contractului este datorat pentru întreaga perioadă pentru care a fost încheiat Contractul și nu se rambursează proporțional în cazul în care Clientul încetează mai devreme să utilizeze serviciile.

Rezilierea din culpa Clientului (§2.5): rezilierea Contractului de către Prestator din motive imputabile Clientului nu dă naștere niciunui drept de a pretinde rambursarea integrală sau parțială a tarifului achitat.

Rezilierea cu efect imediat de către Prestator (§2.3): Prestatorul are dreptul să rezilieze Contractul cu efect imediat în cazul încălcării acestuia de către Client, în special în caz de:

• desfășurare a unei activități contrare legislației aplicabile,
• desfășurare a unei activități care aduce atingere reputației sau intereselor Prestatorului,
• utilizare a serviciilor într-un mod neconform cu destinația acestora,
• restanțe la plată în pofida unei somații de plată prealabile.

Obligația de radiere în termen de 14 zile (§4.1): în termen de 14 zile de la rezilierea, denunțarea sau expirarea Contractului, Clientul este obligat să notifice autoritățile administrației publice competente, organele de înregistrare (KRS, administrația fiscală, ZUS etc.) și orice alte părți cu privire la pierderea titlului juridic asupra Spațiului, precum și să notifice în scris Prestatorul cu privire la îndeplinirea acestei obligații. Neîndeplinirea acestei obligații atrage o penalitate contractuală de 100 PLN net pentru fiecare lună începută după expirarea acestui termen.

Pierderea dreptului de a utiliza adresa (§4.2): după expirarea termenului prevăzut la §4.1, Clientul pierde dreptul de a utiliza adresa Prestatorului sub orice formă — în materialele firmei, în corespondență, în registre și în relațiile de afaceri.

Ridicarea corespondenței după încetarea Contractului (§4.4): în termen de 21 de zile lucrătoare de la încetarea Contractului, Clientul trebuie să ridice corespondența rămasă. După 90 de zile lucrătoare, Prestatorul are dreptul să distrugă corespondența, Clientul exprimându-și prin prezenta acordul în acest sens.

Distrugerea corespondenței neridicate pe durata Contractului (§6.2): Prestatorul are dreptul să distrugă corespondența sau livrările prin curier adresate Clientului, dacă acestea nu sunt ridicate în termen de 90 de zile de la primire.

Răspunderea integrală față de terți (§5.1): Clientul poartă răspunderea integrală și exclusivă față de terți pentru activitatea desfășurată.

Notificarea modificărilor (§4.3): Clientul se obligă să notifice în scris Prestatorului orice modificare a domiciliului permanent sau a sediului, a adresei de corespondență, a numărului de telefon de contact, a statutului juridic, a firmei, a denumirii sau a numelui de familie, în termen de 7 zile de la producerea modificării. Nerespectarea acestei obligații îi permite Prestatorului să suspende serviciile, iar corespondența trimisă la ultima adresă indicată se consideră comunicată în mod corespunzător.

Interdicția păstrării registrelor contabile la adresă (§5.2): dacă Clientul indică adresa Spațiului drept sediu al entității sale în sensul Legii poloneze a contabilității, Clientul nu are dreptul să păstreze registrele contabile la acest sediu.

Interdicția partajării serviciilor cu terți (§5.3): Clientul se obligă să utilizeze serviciile exclusiv în conformitate cu legea și cu Contractul și nu poate pune serviciile la dispoziția altor entități și nici nu le poate permite accesul la acestea. Fiecare încălcare îi conferă Prestatorului dreptul de a aplica o penalitate contractuală de 1.000 PLN și de a rezilia Contractul fără preaviz.

Despăgubiri (§5.4): Clientul suportă toate costurile, inclusiv cheltuielile de judecată, legate de repararea prejudiciilor cauzate de o activitate neconformă cu legea sau cu Contractul, inclusiv răspunderea pentru prejudiciile cauzate Prestatorului.

Penalități și daune-interese (§6.3): dreptul de a pretinde o penalitate contractuală nu exclude dreptul de a solicita daune-interese potrivit regulilor generale.

Prestatorul nu răspunde pentru prejudicii, inclusiv pierderile efective și beneficiul nerealizat, care decurg din:

• neridicarea la timp de către Client a oricăror trimiteri (§5.5);
• faptul că adresa menționată la §1.1 este doar adresa de înregistrare a activității Clientului și nu este o adresă pentru contactul direct cu Clientul (§5.6);
• forța majoră, defecțiunile mecanice, grevele, întârzierile sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor de către terți (§5.7).

Prestatorul nu răspunde pentru bunurile și documentele care nu i-au fost predate pe baza unui proces-verbal formal de predare-primire (§5.7).

Clauza de confidențialitate (Anexa 2 la Contract): Prestatorul se obligă să păstreze confidențialitatea oricăror informații a căror divulgare ar putea prejudicia Clientul și să ia măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja informațiile confidențiale împotriva pierderii sau divulgării.

Operatorul de date (Anexa 2 — clauza RGPD): operatorul datelor cu caracter personal este Henry Luxury Estates sp. z o.o., contact: info@henryestates.pl. Datele sunt prelucrate în vederea executării Contractului, în temeiul art. 6 alin. (1) lit. (b) și (f) din RGPD. Clienții au dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, de opoziție, de retragere a consimțământului și de a depune o plângere la Președintele Oficiului polonez pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal. Clauza RGPD completă este prevăzută în Anexa 2 la Contract.

În conformitate cu reglementările privind prevenirea spălării banilor și combaterea finanțării terorismului (AML), înainte de încheierea Contractului, Clientul completează Formularul AML (Anexa 3 la Contract), care cuprinde identificarea și verificarea Clientului, identificarea beneficiarului real, evaluarea riscului (inclusiv statutul de PEP, acționarea în numele unui terț, țările cu risc ridicat), precum și declarațiile Clientului privind veridicitatea informațiilor furnizate și obligația de a le actualiza.

Legea aplicabilă (§6.5): aspectelor nereglementate de Contract li se aplică legislația poloneză general aplicabilă, în special Codul civil polonez.

Jurisdicția (§6.6): eventualele litigii decurgând din executarea Contractului vor fi supuse de către părți spre soluționare instanței de drept comun competente material pentru sediul Prestatorului — Varșovia.

Corespondența electronică (§6.4): corespondența curentă dintre părți, în special cea privind executarea Contractului, se desfășoară pe cale electronică.

Reclamații: reclamațiile se transmit la adresa info@henryestates.pl; Prestatorul răspunde în termen de 14 zile.

Versiuni lingvistice (§6.7): Contractul este întocmit în două versiuni lingvistice: poloneză și engleză. În cazul oricăror neconcordanțe între versiunile lingvistice, versiunea în limba polonă este obligatorie și prevalează.

Traducerile prezentelor Condiții în alte limbi (rusă, ucraineană, turcă) sunt puse la dispoziție exclusiv pentru comoditatea utilizatorilor.